第三版
以信息化建設(shè)提升精細(xì)化管理水平
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在當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代，信息技術(shù)大大縮小了時(shí)間、空間上的距離，信息化建設(shè)已成為施工企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新、提升精細(xì)化管理水平的重要手段。但是很多企業(yè)投入巨額成本搭建信息化系統(tǒng)后，員工卻不愿意應(yīng)用，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)僅用來發(fā)布通知、審批流程，核心價(jià)值遠(yuǎn)未發(fā)揮出來，甚至有些企業(yè)在嘗試幾年之后最終被迫放棄。如何讓信息化順利落地、生根開花，是許多企業(yè)面臨的困惑和難題。
濟(jì)南城建集團(tuán)有限公司信息化平臺2016年建成并在集團(tuán)全面推開，員工從最初的消極應(yīng)付到后期的主動應(yīng)用，再到目前已成為日常工作離不開的工具，信息化建設(shè)在精細(xì)化管理方面已發(fā)揮出不可替代的作用。濟(jì)南城建集團(tuán)信息化應(yīng)用先后三次獲評中國建筑業(yè)協(xié)會“特優(yōu)案例”，2019年被中國施工企業(yè)協(xié)會評為“年度企業(yè)級信息集成系統(tǒng)應(yīng)用推薦案例”，短短幾年發(fā)展成為行業(yè)標(biāo)桿。
一、信息平臺要具備二次開發(fā)功能
施工企業(yè)管理模式千差萬別，如不能進(jìn)行二次開發(fā)，就無法真正將軟件公司的平臺打造成企業(yè)自己的平臺。因此，選擇一款具有強(qiáng)大二次開發(fā)功能的平臺就顯得尤為重要。一是對于系統(tǒng)產(chǎn)品配置的模塊，可能結(jié)合企業(yè)自身需求添加自定義字段。二是系統(tǒng)沒有的模塊，可借助平臺進(jìn)行自定義開發(fā)。例如，城建集團(tuán)結(jié)合供應(yīng)商管理辦法開發(fā)的客商評價(jià)模塊，不但簡單實(shí)用，而且和結(jié)算模塊、支付模塊關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了依靠資金支付這一抓手，讓評價(jià)體系真正得以執(zhí)行。
二、高層重視是信息化落地的先決條件
施工企業(yè)信息化建設(shè)離不開企業(yè)主要負(fù)責(zé)人的重視和支持。一是戰(zhàn)略規(guī)劃，方向引領(lǐng)。城建集團(tuán)信息化建設(shè)由總經(jīng)理直抓，在二次深化之初提出“一個(gè)抓手、兩條主線、三個(gè)維度、四個(gè)板塊”總布局并貫穿整個(gè)實(shí)施過程。二是頂層設(shè)計(jì)，拍板定調(diào)。信息化實(shí)施過程也是流程再造、制度重塑過程，建設(shè)期間企業(yè)主要負(fù)責(zé)人要從集團(tuán)高度統(tǒng)籌各部門意見，制定標(biāo)準(zhǔn)，決策定調(diào)。三是調(diào)度資源，全方位支持。在資金物資和人員調(diào)配上，企業(yè)主要負(fù)責(zé)人給予全方位支持。四是自上而下，率先垂范。所有審批全部上線，不留特權(quán)，引領(lǐng)管理模式變革。五是制度保障，執(zhí)行到位。例如，集團(tuán)規(guī)定財(cái)務(wù)部門只能收取線上結(jié)算單、采購驗(yàn)收單、發(fā)票報(bào)銷單等，不得收取線下憑證，讓資金支付成為抓手。
三、實(shí)施團(tuán)隊(duì)由業(yè)務(wù)部門牽頭
科學(xué)的信息化團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)由業(yè)務(wù)部門牽頭，IT人員及軟件公司人員配合。業(yè)務(wù)人員統(tǒng)籌規(guī)劃，確定功能定位、設(shè)計(jì)管理模型、編制工作流程，IT人員及軟件公司人員負(fù)責(zé)落實(shí)。在實(shí)施過程中，業(yè)務(wù)人員要學(xué)習(xí)系統(tǒng)代碼，學(xué)會開發(fā)表單及報(bào)表，習(xí)慣計(jì)算機(jī)思維，成為既精通業(yè)務(wù)又懂開發(fā)的復(fù)合型人才，在業(yè)務(wù)與IT之間架起溝通橋梁，避免與實(shí)際應(yīng)用脫節(jié)。通過復(fù)合型人才優(yōu)化的平臺，可極大提高信息平臺應(yīng)用的親和性和易用性。
四、抓好前期統(tǒng)籌規(guī)劃
前期規(guī)劃是后續(xù)實(shí)施的藍(lán)圖?？梢砸淮我?guī)劃、分期實(shí)施。
一個(gè)抓手：即以資金支付為抓手，通過邏輯關(guān)系設(shè)定，讓所有工作最后都落腳到資金支付上，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)不完成，就無法支付資金。
兩條主線：一是成本主線，二是管理主線。成本主線是指每一項(xiàng)工作均設(shè)計(jì)出管理模型，編制工作流程，各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣，在某一個(gè)節(jié)點(diǎn)處“提取”成本。只要成本能準(zhǔn)確歸集了，前置工作必然能夠完成。
三個(gè)維度：及成本核算的WBS、CBS、核算期。WBS即工程結(jié)構(gòu)分解，可以核算至每一部位；CBS即費(fèi)用結(jié)構(gòu)分解，可以核算至每一科目；核算期以月為單位。這三個(gè)維度前期若不規(guī)劃，后期很難增加。
四個(gè)板塊：辦公OA 、人力資源、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理。
在前期規(guī)劃階段還要特別注意基礎(chǔ)性、全局性的設(shè)置。比如，編碼規(guī)則、資源庫、計(jì)量單位、項(xiàng)目屬性、WBS模板、CBS模板，必須在集團(tuán)層面統(tǒng)一設(shè)置；再如月份用“1、2、3”還是“01、02、03”等，全系統(tǒng)也要保持一致。這些基礎(chǔ)性的設(shè)置一旦應(yīng)用，后期難以修改。
五、優(yōu)化流程簡化操作
信息平臺要立足于實(shí)用導(dǎo)向，力求簡單、高效，讓職工方便使用。沒必要上線的工作不要上線，沒必要上傳的附件不要上傳，沒必要設(shè)置的流程節(jié)點(diǎn)不要設(shè)置，不要為信息化而信息化。這對于信息化優(yōu)化與二次開發(fā)成功至關(guān)重要。
信息化優(yōu)化與二次開發(fā)要遵循五個(gè)原則：一是線上線下不重復(fù)。線上錄入了，線下就不要再做；線下必須做的，就沒必要上線。二是同一數(shù)據(jù)只錄入一次。表單間相互引用，一方面能確保數(shù)據(jù)一致，另一方面可以簡化工作，提高效率。三是能系統(tǒng)自動生成的數(shù)據(jù)不要手工錄入。比如表單編碼、表單標(biāo)題等要設(shè)為自動生成。四是要建立協(xié)同機(jī)制。密切相關(guān)的表單盡量由系統(tǒng)按照邏輯自動生成。五是要用好數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制。錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)比沒有數(shù)據(jù)危害更大，要利用好系統(tǒng)自身的校驗(yàn)機(jī)制，確保所有數(shù)據(jù)合法、準(zhǔn)確。
六、開發(fā)報(bào)表深挖數(shù)據(jù)
報(bào)表的應(yīng)用水平?jīng)Q定著信息化價(jià)值的挖掘程度。報(bào)表最大優(yōu)勢是一數(shù)多用，口徑統(tǒng)一，即錄即匯，減少大量中間環(huán)節(jié)。使很多統(tǒng)計(jì)崗位人員從繁瑣的重復(fù)工作中解放出來。
報(bào)表開發(fā)要注意以下幾點(diǎn)：一是做好規(guī)劃，做到一表多用。通過設(shè)置參數(shù)滿足不同崗位人員的查詢要求。二是報(bào)表要建立層級?？砂凑占瘓F(tuán)、分公司、項(xiàng)目層級匯總，通過鏈接自上而下層層穿透查詢。
七、需求驅(qū)動持續(xù)完善
多到基層調(diào)研，與使用者面對面交流，在交流中很容易碰撞出新需求、新思路，對推動信息化落地效果顯著。員工能夠主動提出新需求，是信息化實(shí)現(xiàn)落地的一個(gè)重要標(biāo)志。信息化有起點(diǎn)沒終點(diǎn)，永遠(yuǎn)在路上。下一步，城建集團(tuán)會持續(xù)對信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，緊密結(jié)合大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)，推動信息化建設(shè)與企業(yè)戰(zhàn)略管理、內(nèi)部管控和組織變革深度融合，進(jìn)一步提升企業(yè)精細(xì)化管理水平，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供嶄新動力。（工程部 李慶廣）
